今月の用語解説「電子帳簿保存法改正」

2022年1月に電子帳簿保存法の改正が行われました。これは、多くの事業者にとって大きな変化を求められますので、今回解説してまいります。

目次

電子帳簿保存法

そもそも電子帳簿保存法とは、国税に関する帳簿(法人税・所得税など)や書類を電子データ(磁気的記録)として保存する際の取り決めを定めた法律となります。法令上は帳簿や書類は紙での保存が原則となっていますが、事業者の非効率化を招いているという課題から、1998年より電子帳簿等保存法が成立しました。よく、電帳法(でんちょうほう)とも呼ばれています。

電子データの保存の分類は次の3種類となっています。

① 電子帳簿等保存:会計ソフトなどを利用して電子的に作成した帳簿や国税関係書類

② スキャナー保存:紙で受領・作成した書類をスキャナーなどでデータ化して保存

③ 電子取引:取引完了後にPDF等のファイルをメール等で受領した場合などの電子的に受領した取引情報のデータ保存

(参考)

電子帳簿等保存制度特設サイト – 国税庁

電子帳簿保存法が改正されました – 国税庁

電子帳簿保存法改正

この電子帳簿等保存法が2022年(令和4年)1月に大幅に改正が行われました。テレワークの推進などの背景もあり、請求書をPDFにてメール添付で受け取った場合や電子取引(EC)については、わざわざ紙に出力をして保存をする必要がなくなるという大きな改正となりました。すべての事業者、個人事業主が該当となりますのですべてのビジネスを行っている方に影響があるものとなります。

改正に伴う変更点として、以下の5つの点があります。

1.事前承認手続きの廃止

今までは、電子帳簿保存やスキャナ保存を行う際に、事前に税務署長から承認を得る必要がありましたが、改正後に保存する国税関係の帳簿や書類、スキャナ保存についての事前承認が廃止となりました。事業者の事務負担を軽減するのが目的で、スキャナでの保存や会計システムを利用した電子保存の動きが進むことになります。

2.タイムスタンプ要件の緩和

スキャナ保存の際に行う電子データへのタイムスタンプ(いつ保存されたのかの日付や時刻)について、今までは、受領後3日以内に行う必要があったところが、改正後は最長約2ヶ月に統一されました。

3.検索要件の緩和

改正前までは、スキャンしたデータや電子データを保存する際には、検索機能をつけておく必要がありました。改正後は、検索要件が緩和され、「取引年月日・取引金額・取引先」に限定されました。更に、国税庁などに電子データのダウンロードを要求された際に随時応じることができる場合には検索条件の設定要件も不要となりました。

4.電子取引に関して電子保存が義務化

電子取引のデータについては、改正後に行われる取引のデータからは紙で出力して保存する必要がなくなり、電子保存が義務化されました。電子メール、ホームページ、クラウドサービス、EDI取引などがそれに該当します。

5.2年間の猶予期間(宥恕処置)

何らかの事情で、電子データ保存の要件を満たせない企業の場合は、対応を実施するまでに2年間の猶予期間が設けられています。2年間のため、2023年(令和5年)12月31日が最終日となりますのであまり時間は残っていません。

電子化に向けてのインパクトの大きい制度改正ということで今回は取り上げてきました。ITツールと自社に即した仕組みを作り、制度改正への対応をしていきたいところです。

日商エレクトロニクスではシステムと業務の両方を理解し、サービスを提供しています。IT技術で企業の課題を解消していく「専門家」です。特に商社やIT系の企業の業務や基幹システムに関しての課題や興味がある方は、こちらのページをご覧ください。

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〜以下、プロフィール〜

南波真之(なんばさねゆき)

新卒でWordPressのトップ企業に入社し営業、マーケティング、ディレクションを経験、その後SaaSサービスを開発、提供する会社にてパートナーセールスを行いながらWeb、営業、マーケティング、SaaSなどの情報発信を続けている。

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