商社ERPが要求するテレワーク要件と実現

こんにちは、日商エレクトロニクス ERP事業部長の小北 洋史です。

ここ数年、DXやテレワークの普及などによる変化によって、多くのシステムに求められる要求が変化しています。

しかしその一方で、ERPにおいては、商社の売買取引のあり方が変わったわけではないため、実は基本的な要求自体はそう大きな変化はありません。

本稿では最近の商社を取り巻く環境とERP事情を中心に、各社の反応についてお話ししたいと思います。

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商社が求めるERPの条件はそうそう変わらない

貿易(輸出入)の業務は関係国間で決められた標準のルールに則って執り行われるため、ルールが変わらない限り、大幅な業務変更は生じません。ルールが変われば求められる要求事項も変わる可能性はありますが、そのルールは国をまたぐ約束事や決まり事であるため、大幅な変化は早々起きません。

また、基本的なモノの管理(物流)という面からみても大きな変化が訪れることはめったにありません。

これらの理由から、商社がERPに求める基本的な機能に対する要望というのは、国内の環境や社会情勢の変化程度ではそう簡単には変わらないというのが実情です。

ただ、その一方で、DXやコロナ禍などの社会的な変化が要因となり、システムの機能として求められる要素が部分的に変化することはあります。

DXやコロナ禍で求められた機能的な要求は“在宅対応”

昨今あがる主な要求としては在宅勤務対応とペーパーレス化に対応できる機能がそれにあたります。

実をいえば、こうした要望自体は以前からあったものではありますが、現在真っ只中のコロナ禍などにより働き方を大幅に変更せざるを得ない状況が待ったなしで差し迫っており、これができないシステムは検討対象にすら上がらず、要件として必ず挙がるほど顕著になっています。

具体的にどのような変化があったかというと、従来、紙で行われていた発注や契約書、手形が、WebやEDIなどによる電子的なものに置き換えられつつあるところです。これらの変化に伴い、ERPもそれに対応できるような仕組みを要求されるようになっています。

昨今、電子データ化は加速的に広がっており、データの発信・受信にシステムが追い付いていない企業をサポートするために、紙で受け取った帳票をデータに変換する代行会社が出てきたほどです。

(代行業は、請求データを送信すれば請求書として印刷して相手方に送ってくれたり、代行業者宛に送ってもらった請求書をOCRなどで読み取ってデータ化したりと、システムが追い付いていない部分の対応をしてくれます。)

とはいえ、完全に電子契約化した企業もあれば、決済金額によっては紙を使用するという企業もあります。どちらがいいというものではありませんが、各社電子化の進み具合が異なるのは確かなことではあります。

  • 補足:2022年1月以降は要注意、電子帳簿保存法の改正

ペーパーレス化において注意しなくてはならないのは2022年1月に予定されている電子帳簿保存法の改正です。この改正で、従来であれば電子データで受け取った場合、印刷保存で問題ありませんでしたが、今後は印刷保存では不可となり、電子データ自体の保存が必要となります。また、もしメールで送付された場合、ただメールを保存すればいいのではなく、電子帳簿保存法で定められた一定の要件を満たした状態で保存しなくてはなりません。

そのため、システム的にはデータでやり取りしているのに、紙しか保存されていなかった場合の担保をどうすればいいのかという問題も出てきます。

民間企業にとって便利な方向に変わっていく一方で、それに対する規制や制度も変化していきます。そうした変化に都度対応する必要があり、今後しばらくは大変な時期は続くだろうと想定しています。

話題のAIに抱いている商社の印象

では次に昨今話題のAIとERPの関係についてお話してみたいと思います。

そもそもDXといっても、大手以外の企業は具体的な実感が湧いていないのではないかと感じています。特にAI分野においては、世間で話題にはなっているものの、ほとんどの企業が自分たちの業務に何ができるのかと疑問に思っているのではないでしょうか。

ERPにおいてAIを活用するとすれば在庫の適正量や売上の予測といった分野が該当しますが、これもまたAIが流行する以前よりERPで出してほしいという要望が上がっていたものでもあります。実際、当社でもそうした要望に応えられる機能を従来のロジックを活用して提供してきました。

しかし、いざAIによる予測を導入したとしても、その活用でネックになるのが、機械が出した結果に対する信頼感の得にくさと、AIが出した結果を採用する際に誰が責任を持つのかという論争です。

例えば、担当者が予測したデータとAIが予測したデータが合致すれば、担当者は自身の考えをAIが保証してくれたかのような安心感を得ます。しかし真逆の結果が出たときにどちらを信用するのかという判断が難しく、予測通りに仕入れていいのか悩むことになりますし、AIのデータを採用したとして、だれが判断し、責任を持つのかというのが問題になっていることがあります。

そのため、まずは信頼できるよう、ある程度の期間をかけて経営層を含めた検証を行うことになりますが、結局のところどの程度の期間をかけ、どこまで信用するのか、間違ったときにどうするのか、といった判断をしなくてはなりません。

ただ、それだけの検証と検討に時間をかけたとしても、いざ実務に入ったときに思い通りの効果がすぐに表れるかといえば難しい部分があります。

そのため、各社、AIという分野に興味はあっても踏み込み切れていない分野であるといえます。

GRANDITとテレワーク対応

ここまで商社を取り巻く環境とERPの機能、AIに対する反応についてお話してきましたが、昨今の商社がERPに求める機能要望として強いものはやはりテレワーク対応になります。

当社がおすすめしているGRANDITはWebシステムであることから、端末があればどこからでも使用できます。また、帳票をPDFとして発行する機能が標準で備わっているため、カスタマイズせずともテレワークニーズに対応することができます。もし、標準機能より高度な電子帳票システムを希望するなら、GRANDITが推奨する電子帳簿保存法対応ソリューションPaplesと組み合わせれば、ニーズを満たすことは可能だと思います。

さいごに

当社はこれまで多くの商社にERPを導入しており、そのほとんどの企業で在宅ワークへの対応を完了させました。

在宅対応での課題はERPの機能だけでなく、その周辺にも様々な課題が見つかることがあります。当社はこれまでに培ってきた知識とノウハウを生かして、都度そうした課題を解決してきました。

例えば、自社と取引先のシステムのいずれかがペーパーレスなどに対応できおらず、それでもシステム化を求め、求められるということがあります。確かに、システム化を進めるという点において取引先と利害が一致することがベストですが、事情によってはそう簡単に対応できないこともあります。

実際こうしたことは在宅ワークへの対応中にありましたが、この時はまずは代行業に委託してもらい、ERPと代行業者のシステムを連携するといった対応を行いました。

このように、商社業務を理解し、課題を解決してきた経験をもとに、世の中の変化やお客様のニーズに合わせた提案を行えることは当社の大きな強みになっていると考えています。

ERPの在宅ワーク対応にお悩みの企業様は、是非お気軽にお問合せください。

商社ERPに関するお問い合わせ先

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